Tijdmanagement – Gerard's blog

Voor alle drukke baasjes onder ons heb ik, ook naar aanleiding van een gesprek dat ik vandaag had, even een oude bekende van stal gehaald, de matrix van time-management uit het boek van Stephen Covey.

Werkzaamheden en activiteiten zijn in te delen op twee assen, de as van belangrijk / niet belangrijk en de as van dringen / niet dringend.

Daardoor kunnen we een plaatje maken met vier kwadranten, zie onderaan deze blog.

Ik bespreek de kwadranten onder het plaatje:

	Dringend	Niet dringend
Belangrijk	I, CRISIS · Urgente problemen · Deadline-projecten	II, MANAGEMENT · Voorzorgsmaatregelen · PM-activiteiten · Werken aan relaties · Nieuwe mogelijkheden onderkennen · Planning · recreatie
Niet belangrijk	III, STORINGEN · Interrupties, sommige telefoontjes · Sommige post · Sommige rapporten · Sommige vergaderingen · Aanstaande kwesties · Aardigheden t.o. anderen	IV, BEUZELARIJEN · Sommige post · Sommige telefoontjes · Tijdverdrijf · Plezierige activiteiten

Het BEUZELARIJEN kwadrant – Onbelangrijk, niet dringend. Als je niks te doen hebt, dan doe je ook niks. Er komt niks uit je handen en het bouwt jou noch je omgeving op. Het gaat echt nergens over. Het is tijdverdrijf, niet meer, niet minder. Let wel, dat is wat anders dan recreatie!

Je kunt het voor een deel voorkomen door een “NEE – NEE” sticker op je brievenbus te plakken, door je in te schrijven bij het “bel-me-niet” register, maar voornamelijk door je keuzes bij te stellen.

In dit kwadrant wil je echt niet zijn!

Het STORINGEN kwadrant – Onbelangrijk, wel dringend. Als je met belangrijke dingen bezig bent zijn er altijd wel zaken die je afleiden. Mensen lopen je kantoor in, er wordt gebeld door iemand die je liever morgen zou willen spreken, er komt email binnen die kan wachten… enfin, je kent dat wel.

Zaken uit het “storingen’ kwadrant zijn zaken die je in je eigen omgeving moet regelen. Als je een assistent hebt kan die heel veel van deze storingen bij je weg houden, want een assistent kent je agenda, je bezigheden en als voornaamste: je prioriteiten.

Op storingen moet je je omgeving inrichten!

Het CRISIS kwadrant – Belangrijk EN dringend! Er zijn mensen die hierop kicken. Op een of andere manier vinden ze het geweldig om hier bezig te zijn en ontlenen ze er zelfs voor een deel hun waarde aan.

Maar laten we wel zijn: als de crisis is aangebroken is het te laat. Het is in feite een teken van slecht management als een organisatie in een crisis terecht komt.

Je wilt voorkomen dat je in dit kwadrant terecht komt!

Het MANAGEMENT kwadrant – Belangrijk en NIET dringend! Hier wil je als goed manager je tijd doorbrengen. Je bent bezig met het opbouwen van relaties, met PR, met het bedenken en implementeren van voorzorgsmaatregelen, met planning, met visie en missie ontwikkeling, maar ook met recreatie. Re-Creatie; Her-Schepping. Dat is echt wat anders dan het eerder genoemd “tijdverdrijf”.

Als je hier investeert, kom je niet (of in elk geval minder vaak) in crisis terecht en zal je organisatie profiteren van een leider die de organisatie overziet en kan acteren op het moment dat dingen gebeuren omdat hij ze al had voorzien.

Je wilt een “kwadrant-II” manager zijn!

Geef een reactie Reactie annuleren